Мастер-класс
«Основы тайм — менеджмента или как сэкономить свое время»
Цель: познакомить педагогов с практичным инструментам тайм-менеджмента
Задачи:
- продемонстрировать эффективные инструменты планирования и распределения времени;
- отработать на практике базовые навыки тайм-менеджмента.
Ход мастер- класса:
«Тот, кто позволяет ускользать своему времени,
выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время,
держит в руках свою жизнь»
Алан Лэкейн
Добрый день, уважаемые коллеги! Рада вас приветствовать на нашем мастер-классе «Основы тайм — менеджмента или как сэкономить свое время».
«time» — в переводе с английского языка – «ВРЕМЯ».
Именно «ВРЕМЯ» — главный герой нашего мастер-класса.
Упражнение “Ассоциации”
Цель: введение в тему, активизация группы.
Участникам предлагается назвать свои ассоциации со словом “Время” Выполняется по кругу.
Далее предлагается вспомнить пословицы, поговорки, афоризмы о времени.
А теперь, исходя из всего вышесказанного, запишите на своем рабочем листе, что для вас ВРЕМЯ
/далее по ходу мастер-класса заполняется рабочий лист/
Общаясь с педагогами, я пришла к выводу, что большинство из нас выглядят примерно так: /слайд/
Наш рабочий день насыщен разными мероприятиями, как плановыми, так и внеплановыми: совещания, педсоветы, участие в конкурсах, консультации с родителями и т.д..
И вот вы опять несете домой целую сумку тетрадей, готовитесь весь вечер к урокам… Дети вздохнули и ушли к себе в комнату, муж разогревает по привычке позавчерашний ужин…
Кто узнал себя?
В таком ежедневневном водовороте событий нужно хоть капельку времени уделять себе и своей семье.
И все не так сложно как кажется.
Выход – это умение управлять своим временем эффективно, четко и разумно.
Для этого существует целая технология.
Тайм – менеджмент – технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями.
Обратимся еще раз к нашему рабочему, выполните, пожалуйста, задание под № 2.
Запишите все, что вы делали вчера.
/участники в течение 3 минут работают самостоятельно/
Сегодня мы с вами выделим только несколько основных аспектов тайм -менеджмента:
Упражнение «Поглотители времени»
Цель: Выявление поглотителей времени
Подумайте и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение дня? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием?
Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени, подумайте, какие меры вы можете предпринять для их устранения?
Вам будет легче справиться с этим заданием, если вы определите причины, которые приводят к потере времени. Предлагаю вам перечень наиболее распространенных причин. Отметьте те, которые характерны для вас.
Причины потерь времени:
- не умею отделить важные дела от второстепенных;
- не планирую предварительно свой день;
- личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.п.);
- не всегда знаю, что нужно делать;
- отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго) ;
- не умею сказать «нет» ;
- моя личная недисциплинированность;
- не довожу начатое до конца ;
- долго раскачиваюсь в начале каждого дела;
- много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят ;
- не знаю своего личного ритма физической и умственной активности ;
- очень легко отвлекаюсь (например, на шум).
- «плаванье по интернету»
- Пустая болтовня с коллегами.
Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.
ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ
Для начала, я предлагаю вам небольшую игру:
Упражнение «Золотая рыбка»
Цель: демонстрация ошибок при постановке целей.
Инструкция
Вызывается доброволец. Ведущий начинает говорить с ним в быстром темпе, чтобы создать момент растерянности. Как бы между делом нужно обратиться к аудитории: “Смотрите внимательнее, что сейчас будет происходить”.
Примерный текст для добровольца: “Вы поймали золотую рыбку. У вас есть 15 секунд, чтобы загадать ей три желания.”
Далее ведущий ведет отсчет или загибает пальцы по секундам. Через 15 секунд звучит команда “Стоп!”
Далее следуют комментарии ведущего.
Если участник загадал, но не произнес желания, то как Рыбка догадается о них? Если произнес, ведущий повторяет их так, как было сказано. Например:
Участник: Дом…
Ведущий: (рисует дом).
Вот тебе дом. Получи! Или: Хорошо, у меня в следующем году будет дом. Ты же не сказал, кому ты загадал дом?
Участник: кучу денег.
Ведущий: Скиньтесь по рублю! Вот куча монет. Получи.
Участник: Хочу быть счастливым!
Ведущий: обязательно: в следующем месяце будешь счастлив, даже несколько раз. Или будешь всегда счастлив, начиная с 2050 года.
Что происходило?
Мы пытались поставить перед рыбкой цель – чтобы она выполнила наше желание, но цель была сформирована не конкретно. Поэтому желание скорее всего выполнено не будет!
Цель должна быть четко сформулирована!
Например, мне нужно провести родительское собрание.
Прежде чем начать подготовку нужно обратить внимание на некоторые аспекты:
Для чего мне необходимо проводить это собрание
Смогу ли я его провести одна, или мне нужна помощь специалистов (психолога, соц. педагога и т. д.).
Что я от этого получу
С чем уйдут родители моих учеников.
Если все будет учтено, результат не заставить себя ожидать.
Надо ставить реальные цели.
Любая цель должна быть выполнима в определенном времени.
ПОЭТАПНОЕ ДОСТИЖЕНИЕ ЦЕЛИ.
Например, ваша цель аттестация.
Довольно сложная процедура, объемное и затратное дело.
В тайм — менеджменте такие цели называют «слонами». Как быть со «слоном»?
Сами понимаете, проглотить его целиком вы не сможете (если представлять образно). Но, возможно, нарезать на его на бифштексы и съесть их по одному.
Улавливаете мою мысль?
Чтобы успешно пройти процедуру аттестации нужно составить некий план достижения этой цели:
Например:
- Выбор модели аттестации
- Знакомство с особенностями процедуры
- Сбор необходимой информации
- Написание заявления и т. д.
Следующий аспект
ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
Это подготовительный этап к успешной реализации цели, позволяет наметить шаги достижения поставленных целей.
Планировать желательно все, что вы делаете ежедневно!
Упражнение «Приоритеты»
В тайм-менеджменте есть такое понятие «Приоритеты»
Отделять главные дела от второстепенных, причем делать это быстро и правильно – очень ценное для организации времени умение. И главным помощником в этом должен стать Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов. Он выделил следующие 4 категории ежедневных дел по критериям – важности и срочности:
Категория А: Важные и срочные
Сюда входят все неотложные дела: аварийная и критическая ситуации, проекты с «горящим сроком», все то, что необходимо выполнить без промедления.
Не допускайте появления этих дел! Старайтесь предвидеть их появление!
Категория Б: Важные и не срочные
В этой группе должны быть сосредоточены дела, которые приближают Вас к цели – самые полезные задачи. Они касаются Вашего личностного развития. Сосредоточьте все Ваши усилия на делах этой категории – они принесут самую большую отдачу.
Категория В: Не важные и срочные
Выполнение этих дел никак не приблизят Вас к достижению Вашей цели. В этой категории скапливаются самые вредные дела, которые пытаются выдать себя за дела из категории А. Это могут быть срочные дела, не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям. Не принимайте все, что надо сделать срочно – за важное. Думайте о целях!
Категория Г: Не важные и не срочные
Как ни печально, таких дел большинство. Эта категория ежедневных дел делает очень маленький вклад в Ваше качество жизни, либо не делает его вообще. Однако они часто бывают интересными и даже приятными. Это может быть: разговор с друзьями по телефону в рабочее время, чаепития, игра в компьютер, просмотр сериалов и др. С делами этой категории нужно поступать жестко – вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.
— Сейчас я предлагаю вам заполнить Матрицу Эйзенхауэра.
Заполнение матрицы парами
— Что у вас получилось? Легко ли распределить дела по приоритетам?
А теперь, вернитесь, пожалуйста, к своему вчерашнему дню и проанализируйте свои дела, согласно методу Эйзенхаура.
Важное правило: НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ НА ПОТОМ.
Соблазн сделать это завтра очень велик. Но если у вас есть четкий список дел, то вы поймете, что завтра вы вряд ли сможете найти время на выполнение тех дел которые вы отложили с сегодняшнего дня.
Для того, чтобы было легче – возьмите себе за правило делать самые неприятные для вас дела вначале, затем переходите к более приятным.
А сейчас предлагаю, вам составить план завтрашнего дня, с учетом приоритетов, поглотителей времени.
Получилось?
Еще один аспект КОНТРОЛЬ
Даже если вы умеете ставить цели, планировать, выделять приоритеты, это лишь полдела. Важно помнить, что оценка всегда производится по результату, поэтому важным является контроль за исполнением и эффективностью реализации поставленных целей. И если вы видите, что цель достигнута, почему бы не похвалить себя за это. Это даст вам еще один толчок к достижению новых целей.
Подведение итогов
Упражнение «Пять Пальцев» (по Л. Зайверту)
Цель: Получение участниками и ведущим обратной связи от группы по результатам работы на тренинге.
Чтобы достижение цели стало реальностью, необходимо постоянно следить за тем, чтобы не сбиться с курса. Для управления такой «тонкой материей», как время, контроль важен особенно. Лотар Зайверт предлагает очень простой и удобный метод ежедневного итогового ТМ-контроля (впрочем, метод можно использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных задач в течение дня) — так называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.
Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль. Вот эти параметры (в несколько модифицированном, по сравнению с предложенными Л. Зайвертом, виде):
М (мизинец) — Мысли, знания, информация. Что новое сегодня я узнал? Узнал ли я что-то новое о своем времени? Придумал ли новые «хитрости», чтобы лучше управлять им?
Б (безымянный) — Близость к цели. Какие оперативные задачи, приближающие меня к достижению важных целей (долгосрочных стратегических), я сегодня решил?
С (средний) — Состояние. Какие дела были особенно интересными? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией? Напротив, какие дела были скучными, субъективно тяжелыми, делались «через силу»?
У (указательный) Услуга, помощь, сотрудничество. Кому я помог, кому оказал ценную услугу, с кем нашел общий язык, с кем вместе хорошо работал?
Б (большой) — Бодрость. На какие задачи я затратил больше всего энергии, физических сил? Что сделано мною сегодня для поддержания здоровья и физической формы?
Попробуйте прямо сейчас, на этапе завершения нашего занятия, посмотреть на свою правую ладонь и проконтролировать результат, например, полученной информации :
-Можете ли вы назвать несколько наиболее важных идей, которые вас заинтересовали на занятии, какие у вас возникли мысли (мизинец)?
-Помогут ли знания, полученные сегодня, в достижении ваших актуальных жизненных целей, ваша близость к цели (безымянный)?
-Были ли упражнения, которые изменили ваше состояние (средний)?
-Помогло ли вам занятие лучше понять самого себя? Смогли ли вы в чем-то изменить себя, а в чем-то принять себя таким человеком, какой вы есть (указательный)?
-Было ли занятие тяжелым, трудным? Сильно ли утомило вас понимание изложенного материала (большой)?